Первое и главное, убедитесь что вы пишете имя
получателя правильно. Вы также должны уточнить пол и точное звание
адресата. Используйте Ms. для женщин и Mr. для мужчин. Используйте Mrs.
если вы на 100% уверены, что женщина замужем. При менее
формальной ситуации или если вы уже давно ведете переписку с адресатом,
вы можете обращаться к получателю письма только по имени. Если вы не
знаете имени получателя и не можете найти информацию о нем, пишите "To
Whom It May Concern". По стандартам, после обращения надо ставить
запятую (США), однако можно вообще не ставить знака. Вот некоторые
распространенные обращения, принятые в письмах:
• Dear Mr Powell, • Dear Ms Mackenzie, • Dear Frederick Hanson: • Dear Editor-in-Chief: • Dear Valued Customer • Dear Sir or Madam: • Dear Madam • Dear Sir, • Dear Sirs • Gentlemen:
Первый параграф
В большинстве деловых писем принято использовать дружеское вступление в первом предложении письма. Вот несколько примеров:
• I hope you are enjoying a fine summer.(Надеюсь вы хорошо провели летний отпуск) • Thank you for your kind letter of January 5th. (Спасибо за ваше доброе письмо от 5 Января) • I came across an ad for your company in The Star today. (Я обнаружил рекламу вашей компании в газете The Star сегодня) • It was a pleasure meeting you at the conference this month.(Было приятно встретить вас на конференции в этом месяце) • I appreciate your patience in waiting for a response.(спасибо за ваше терпение, что ожидаете мой ответ)
После такого короткого вступления укажите основную цель вашего письма буквально в двух предложениях:
• I'm writing to enquire about...(я пишу, чтобы узнать…) •
I'm interested in the job opening posted on your company website. (я
заинтересован в открывшейся вакансии на должность…, которую нашел на
вебсайте компании) • We'd like to invite you to a members only
luncheon on April 5th.(Мы бы хотели пригласить вас на ланч, организуемый
для членов (компании, клуба и т.д.), который состоится 5- го апреля)
Второй и третий параграфы
Используйте
два катких параграфа для того, чтобы детально изложить цель вашего
письма. Если вам хватит одного параграфа – не пишите еще один ни о чем,
только для того, чтобы ваше письмо было длиннее. Если вы хотите изложить
точную и важную информацию, такую как отказ от предложения, или
информирование партнера о сроках поставки товара, изложите ее во втором
параграфе- не начинайте письмо с нее. Вот несколько общих способов
начать изложение информации во втором абзаце:
• We regret to inform you... (Мы сожалеем, но…) • It is with great sadness that we...(Мы с грустью...) • After careful consideration we have decided... (После тщательных раздумий, мы решили…)
Заключительный параграф
В
последнем параграфе вы должны указать необходимость ответа на письмо,
напоминания или заметки. Вот некоторые общие фразы, которыми обычно
заканчивают письма: При необходимости, укажите вашу контактную
информацию в этом параграфе.
• I look forward to... (С нетерпением жду…) • Please respond at your earliest convenience. (Будьте добры, напишите ответ, как только появится возможность) •
I should also remind you that the next meeting is on February
5th.(Также должен вам напомнить, что следующая встреча состоится 5-го
Февраля) • For futher details...(Чтобы уточнить детали…) • If you require more information...(Если вам нужна большая информация…) • Thank you for taking this into consideration. (Спасибо за то, что приняли это во внимание) • I appreciate any feedback you may have.(Буду благодарен за ответ) • Enclosed you will find... (Вы найдете следующие приложения к письму…) • Feel free to contact me by phone or email. ( Можете в любое время связаться со мной по телефону или email)
Концовка
Best regards / С наилучшими пожеланиями Best wishes / Наилучшие пожелания
